# La transformation digitale au service de l’événementiel

Le digital a tout pour plaire à l’événementiel. Bien que ponctuelles, ces opérations de communication nécessitent un investissement lourd en termes financier, de personnes mobilisées, de stratégie de visibilité, de gestion des participants, de retours post-événements, etc. Le digital arrive ainsi en support de l’événement en permettant aux organisateurs d’anticiper la communication à moindre coût et de la prolonger dans le temps, d’être plus créatifs au travers d’une diversité de média et de supports de théâtralisation, de toucher une cible plus large que le strict périmètre géographique de l’événement.

Du côté des participants, l’utilisation du digital est la réponse à une demande d’optimisation de l’organisation événementielle : alors que seulement 30% des organisateurs utilisent les outils numériques pour gérer les entrées et les inscriptions, et que moins de 25% d’entre eux proposent des outils digitaux d’interaction pour les questions du public (statistiques de 2017 : https://www.numevent.fr/infographie-evenementiel/). Les canaux digitaux peuvent ainsi permettre au public cible d’être mieux informé, de s’inscrire en amont de l’événement, de stocker leurs billets, d’anticiper leurs dépenses, de partager des informations à leur communauté, de s’orienter lors de l’événement…

# Un parcours type d’événement, du web au print

La communication événementielle grand public démarre sur les supports numériques (site Internet ou page dédié(e) / application / solution SAAS…) et se poursuit sur les réseaux sociaux. Facebook met notamment à disposition de ses utilisateurs des options des gestions événementielles : création de mini pages dédiées en lien avec la billetterie, rappel de la participation à l’événement à J-XX, participation rendue visible par l’ensemble de son cercle d’amis, possibilité de sponsoriser l’événement Facebook.

Retraçons le parcours classique d’une communication dédiée à un événement :

1. Création d’un mini site dédié à l’événement et/ou d’une app en lien avec la billetterie (cible large).
2. Relais de l’événement sur Facebook : création d’une page événement mentionnant le site événementiel et la billetterie (cible les fans de la page).
3. Déclinaison de l’événement en publication Facebook (cible les fans de la page).
4. Sponsoring de l’événement Facebook (cible une audience qualitative plus large que les fans de la page).
5. Relais de l’événement par les participants intéressés, les partenaires et les organisateurs qui engendreront des effets de ricochets (cible une audience qualitative plus large que les fans de la page et l’audience ciblée par la publicité sponsorisée).
6. À M-1 : distribution de supports print (affiches, flyer, goodies…) et messages radio en lien avec la page et l’événement Facebook, faisant office de piqûre de rappel pour le public intéressé en ligne et ouvrant de nouvelles perspectives de recrutement client qui entreront dans le lasso digital.
7. Génération de contenus par les futurs participants. : teasing auprès de leur propre communauté, questions/réponses, photos…

# Les enjeux marketcom d’une relation gagnante

Le digital ouvre de vraies perspectives en terme marketing et de communication événementielle :

En amont de l’événement 

• Collecte de leads et création d’une base de données dédiée à l’événement.
• Obtention de statistiques sur le taux de remplissage.
• Anticipation et/ou réajustement des dépenses liées à l’événement.
• Optimisation du dialogue avec les participants : système de questions/réponses, chatbot, page événement Facebook…
• Facilitation de la communication teasing et des effets de ricochets par ciblage précis : les participants deviennent de véritables ambassadeurs de l’événement.

Pendant l’événement

• Contournement des effets de masse : mise en place d’outils de gestion de files d’attente.
• Optimisation de l’expérience client : géolocalisation, achat en ligne, storytelling, installation de dispositifs digitaux (photobooth, live tweet, jeux-concours en live, etc.)
• Augmentation de la visibilité de l’événement : si la communication s’est faite sur les réseaux sociaux cela engendrera du contenu généré par les participants (stories, photos, vidéos, hashtags dédiés…). Penser également à la retransmission en live de l’événement – à l’instar des Ted(x) et de leurs lieux relais – pour recruter de nouveaux participants l’année suivante.

Après l’événement

• Entretenir la relation client : mise en place d’un SAV en ligne.
• Conservation d’une trace digitale de l’événement : l’alimenter en contenus pour optimiser son référencement.
• Bénéficier de retours sur investissement afin de réajuster les budgets pour la prochaine édition : sommes dépensées en communication vs le nombre de participants, parcours d’achat jusqu’à la billetterie, stands et interventions favoris pendant l’événement…

Exemples :

Cashless : La Boca, foodcourt de Bordeaux (quai de Paludate), utilise la technologie cashless. Ce système fait office de monnaie pour les visiteurs en leur offrant la possibilité de recharger leur carte en ligne ou sur place et d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités du lieu (par exemple : le mur de bières en libre-service). Pour les restaurateurs, il s’agit d’un système de caisse simplifiée et d’un outil de gestion complète des transactions (dashboard dédié).

Crowdfunding : pour sa troisième édition, le Festival international du film indépendant de Bordeaux (fifib) organisait sur Ulule une levée de fonds pour leur permettre de créer un espace physique de rencontres (le village Mably) festivaliers/artistes, habillé d’une scénographie originale et dynamisé par de nombreux concerts et projections. Le festival soufflera cette année sa huitième bougie !

Solution SAAS : une solution SaaS (Software as a Service) permet aux organisateurs de gérer l’intégralité d’un événement : du site internet dédié à la vente de billets, en passant par l’organisation logistique… Weezevent propose des solutions allant de la création d’une billetterie en ligne au contrôle d’accès en passant par les applications cashless.